Es la automatización y seguimiento de una secuencia de acciones o tareas necesarias para la ejecución de un proceso de trabajo.

Desde el panel de workflow, los administradores de la plataforma podrán diseñar y configurar circuitos de trabajos.

  • Se definen ESTADOS

    • Cada estado puede tener una bandeja

      • Cada bandeja puede responder a diferentes:

        • Documentos

        • Vistas

        • Grupos

      • Cada bandeja puede tener sus propios campos de búsqueda.

    • Cada estado tiene una transición que define:

      • Estado destino

      • Grupo

      • Condiciones:

        • Definidas por campos

        • Definidas por checklist

      • Swimlanes

        • Define el grupo

Pasos para crear un workflow

Abrir desde el menú principal admin> workflows

Paso 1

Ingresar Nombre, descripción e indicar si el flujo de trabajo se encuentra activo o no.

Paso 2

Dentro de la clase documental incluida en el worflow, Tiene que haber un campo (puede ser por ejemplo, Estado) que tiene que tener multievaluado: workflow y en la opción editar seleccionar el workflow que se creo en el paso 1

Paso 3

Estados:

Es una acción o tarea dentro de un proceso de trabajo.

Una vez completados presionar agregar y aparecerán en el cuadro de la izquierda

Los estados están compuestos por los siguientes atributos:

Descripción

Nombre del estado

orden

Se refiere al orden en que aparecerán las opciones de transición de estado en el combo

Es inicial

Indica que es un estado que inicia el circuito.

En todo workflow siempre debe existir al menos un estado inicial.

Es final

Indica que es un estado final, es decir que concluye el circuito y no permite que el documento cambie de estado.

Los documentos en estados finales no aparecerán en ninguna bandeja de trabajo, pero los mismos siempre podrán ser consultados mediante el panel de búsqueda, siempre que el usuario posea los permisos necesarios.

Plazo (Dias)

Tiempo máximo en el que debería completarse la tarea para avanzar en el flujo de trabajo

El plazo no es bloqueante, faltando 48hs para que un documento alcance el limite de la tarea aparecerá en color amarillo, cuando alcance el limite aparecerá en rojo. En ambos casos se generan advertencias en los logs y pueden ser configuradas alertas preventivas sobre este atributo

Crear bandeja

Al marcar esta casilla, Thuban crea automáticamente una bandeja donde se ubicarán los documentos que se encuentren en el estado que se está creando.

Para configurar una bandeja Bandejas de workflow

Tenga en cuenta que desde este panel Thuban no permite crear una bandeja para estados finales. Si lo desea, podrá crearla posteriormente en el Panel de Bandejas. Esta acción no es recomendada ya que volúmenes muy grandes de documentos en una bandeja pueden afectar al rendimiento del sistema.

Alias bandeja

Es el nombre que llevará la bandeja para los usuarios involucrados en el circuito. Las bandejas creadas desde este panel no se pueden modificar desde el Panel de Bandejas del Admin. Estas tampoco requieren la asignación de permisos, ya que Thuban automáticamente mostrará las bandejas a los grupos que haya configurado para que realicen las transiciones.

Opciones avanzadas

Desde esta pestaña, pueden ser configuradas vistas específicas por estado y asignar campos de búsqueda dentro del resultado de la bandeja

Al momento de la apertura de un documento, si la bandeja posee una vista asignada, se reemplazará la vista de edición del usuario por la asignada a la bandeja

Bloqueo automático

Al tildar esta opción, cuando un usuario abra un documento desde una bandeja este se abrirá bloqueado para poder editarlo.

Paso 4

Al hacer click en cada estado del cuadro de la derecha, aparecerá un cuadro a la izquierda. Son las Transiciones de estado: determinan de que estado a que estado puede cambiar un documento y que grupo puede realizar ese cambio.

Paso 5

Para agregar una nueva transición, presione el botón + a la derecha del cuadro de transiciones

El estado de origen sera el que este seleccionado en la ventana de estados.

Paso 6

El estado de origen sera el que este seleccionado en la ventana de estados.

El estado destino es el próximo donde se enviará el documento.

El swimlane es el grupo el cual puede realizar la transición de estado.

Es común que las transiciones las realicen diferentes grupos.

Paso 7

Condiciones

Son criterios con los que debe cumplir el documento o su entorno para poder cambiar al estado de destino. Existen dos tipos de condiciones:

Campo: El valor de un campo debe ser “igual”, “mayor”, “menor”, “mayor o igual”, “menor o igual”, “alguno de” o “distinto de” a un valor fijo, el valor de otro campo, el resultado de una consulta a base de datos o una variable del sistema.

Checklist: El sistema valida que se cumpla en “forma total” o “Solo obligatorios” los checklist “Activos” o uno “Especifico”.

Paso 8

Al finalizar presionar Guardar