Crear una clase documental

Paso 1

Entrar a la pagina de administración>Clases documentales.

Presionar el botón nueva.

Paso 2

Se le pedirá que ingrese los siguientes datos:

Nombre
Alias:
Descripción: Ingrese una breve descripción de la clase.
Almacenar registros de indice en tabla: Permite establecer la tabla en la base de datos donde se almacenarán los índices correspondientes a los ítems creados dentro de la clase documental. Por defecto este valor es THUBAN_INDEXES
Directorio de almacenamiento: Permite establecer el directorio donde se almacenarán los archivos físicos de cada ítem ingresado dentro de la clase documental. Pueden ingresarse unidades locales o de red, siempre y cuando se tenga acceso de escritura desde el sistema operativo. Es importante no ingresar la ruta de una carpeta temporal ya que, al depurar el sistema, las imágenes se perderán

Presionar Guardar

Paso 3

En la próxima pantalla aparecerán en la parte superior, datos de indexacion de la clase documental y en la parte inferior pestañas con diferentes configuraciones para la clase.

Pestaña campos

Nombre

Ingrese un nombre para el campo. Es recomendable utilizar una nomenclatura uniforme.

Columna

Establece la columna de la base de datos donde se almacenarán los valores que los usuarios ingresen en el campo.

Leyenda

Ingrese el nombre del campo que verán los usuarios de la interfaz PowerDesk.

Longitud

Establezca el largo del campo.

Después de crear la clase se cargan documentos, se recomienda no modificar este campo por que puede causar un error en la base de datos.

Se puede aumentar la cantidad de caracteres pero nunca bajarla.

Indice de búsqueda

Determina si el campo aparecerá como índice de búsqueda en el módulo de consultas. Las opciones disponibles son:

Sin índices: El campo no aparece como índice de búsqueda.

Índice primario: Aparece como índice primario de búsqueda en las consultas.

Índice secundario: Aparece como índice secundario de búsqueda en las consultas. En este caso el campo sólo estará visible cuando se aplique el criterio de búsqueda avanzada disponible presionando el siguiente icono dentro del modulo de Busqueda.

Indice de edición

Se puede establecer que el campo sea primario y que esté siempre visible, o que sea secundario. En ese caso, el campo sólo estará visible cuando se seleccione “Ver campos secundarios”, opcion disponible en la ventana de edicion de un documento.

Tipo de dato

Determine el tipo de dato que se permitirá ingresar en el campo. Las opciones disponibles son: Cadena de caracteres, Entero, Decimal, Tiempo, Fecha(Date) y Boolean.

Vienen con formatos predefinidos que en el caso de decimal y fecha pueden modificarse al final de la lista en el campo llamado formato.

Por defecto

En este campo se pueden configurar, ingresando ciertos parametros, campos preestablecidos.
Lista de campos preestablecidos

[TextArea] (4)

Este campo definido como cadena de caracteres, tendrá un text area de 4 filas

[User]

Este campo definido como cadena de caracteres tendrá por defecto el nombre del usuario logueado. Se le puede concatenar texto. ej: Bienvenido [Username]

[Today]

Este campo definido como Fecha (date) tendrá la fecha del día

Ayuda

(campo disponible a partir de la versión 8)

Es el texto que aparecera en un tooltip al pasar el mouse sobre el nombre del campo

Multievaluado

Los campos multivaluados permiten agregar un conjunto de valores asociados al campo que pueden ser ingresados manualmente o a través de una consulta a la base de datos.

Valores: seleccione del combo la entrada Valores y presione el botón Editar. A continuación se mostrará una pantalla donde puede ingresar o eliminar los valores de forma manual.

SQL: Seleccione la entrada SQL del combo y presione el botón Editar. A continuación, se mostrará una pantalla que permite agregar una nueva consulta y realizar el Test directamente contra la base de datos para verificar su validez.

Opciones avanzadas

Auditoria: El sistema registra la fecha, hora y el usuario que realizó alguna modificación en el campo.

Búsqueda: Establece que el usuario deba completar para que la búsqueda arroje algún resultado.

En cada clase documental debe haber por lo menos un campo de búsqueda para que el usuario pueda buscar documentación. Ese/esos campos aparecerán anaranjados y serán obligatorios para la búsqueda.

Múltiples criterios de búsqueda: Permite duplicar el campo para buscar por más de un valor a la vez.

Después de crear los campos hay que asignarle vistas para se puedan visualizar.

Pestaña vistas

En esta pestaña podrá determinar el tipo de acceso a los campos en el Panel de alta de documentos y en la Vista de edición. Las opciones disponibles son:

Sin acceso: El campo no estará visible.
Lectura: El campo será visible pero no se podrá modificar.
Escritura: El campo se podrá modificar.
Obligatorio: El campo se podrá modificar y debe estar completo siempre.